Hogyan szervezzünk és vezessünk nyilvános gyűléseket? forrásának megtekintése

{{mmkk}}

Forrás: Parola 1996/4.

Hiába fontos a cél, hiába választjuk meg jól a témát a gyűléshez, ha az eredményt lerontja vagy a rossz szervezés vagy a gyenge levezetés, ami sokszor előfordul helyi kezdeményezések esetében. 

A szervezés és levezetés legfőbb szabályai a következők:

== Előre gondolkodás ==
* Tisztán kell előre látnunk.
* Miért tartunk gyűlést;
* Kire irányul, kit akarunk megcélozni;
* Mit akarunk elérni
* Mi a cél? 
* A legfontosabb problémák felderítése?
* Cselekvési terv kialakítása és jóváhagyása?
* Kampány beindítása, tudatosság fokozása?
* Helyi önkormányzat, más szervezetek képviselőinek bevonása?
* Éves közgyűlés? stb.

== A hely megválasztása ==
* Terem mérete (ne legyen sem túl nagy, sem túl kicsi) 
* Vendéglátó-ipari egységben levő terem veszélye (italfogyasztás, „kibemászkálás”)
* Fél órával hosszabb időre foglaljuk le a termet, hogy maradjon idő beszélgetni, és nem jó, ha „kidobnak” 

== Az időpont megválasztása ==
* Egybeesések elkerülése (népszerű TV-sorozat, helyi események, hagyományos ünnepek, önkormányzati ülés)
* Megfelelő kezdési időpont (nem korai, nem kései)
* Péntek este és hétvége elkerülése

== Előkészítés és szervezés ==
* A gyűlés meghirdetése

* szórólap minden tagnak / minden lakásba,
* helyi újságokban, médiában.

* A meghirdetés időzítése (5–7 nappal az eseményt megelőzően).
* A levezető személyének megválasztása

* iránta megnyilvánuló bizalom
* jártasság ülések levezetésében
* érthető, hangos beszéd
* humorérzék 

* A levezető feladatai

* az ülés megnyitása, 
* a cél ismertetése, 
* a hozzászólók bemutatása, 
* a feltett kérdésekre a válaszadók felkérése, 
* a beszédek hosszúságának ellenőrzése, 
* a szó megadása a élénkebbeknek is, 
* az ülés folyamatának mederben tartása, 
* a konfliktusok kibontakozásának megállítása, 
* az ülés összegezése és bezárása.

* Egyéb szónokokra vonatkozó szabályok: 

* csak az üljön az elülső asztalnál, akinek valóban szerepe van
* nem feltétlenül kell a pódiumot használni, lehet informálisan is üldögélni
* tanácsadók, hivatalnokok, külső meghívottak oldalt üljenek
* mikrofont csak akkor használjunk, ha elengedhetetlen (a hangerő hatalma + a technika ördöge)

* Az előkészítő ülés szervezése: egyéb írásos anyagok készítése, az üléseken való elhelyezése.

== Az ülés levezetése és ellenőrzése ==
* A termet időben nyittassuk ki, helyezzünk ki egyéb anyagokat, szórólapokat nézegetni. 
* A gyűlés kezdeti szakasza:

* a figyelem erősségének kihasználása,
* a célok pontos elmagyarázása.

* A gyűlés középső szakasza:

* a káoszt el kell kerülni,
* minden kérdés jusson el az elnökséghez,
* minden szó hallható legyen mindenkinek,
* az elől ülő, előre beszélő emberek szavait ismételjük meg,
* a felmerülő egyéni ügyeket utóbb személyesen beszéljük meg,
* vegyük figyelembe a hallgatóság soraiból érkező javaslatokat,
* ne engedjük eluralkodni a szaktanácsadókat – ez a mi gyűlésünk. (Győződjünk meg arról, hogy azt fogják mondani, amit elvárunk tőlük.)
* láttassuk saját lelkesedésünket és meggyőződésünket,
* figyeljünk az érdeklődés csökkenésére utaló jelekre (másfél-két óráig tart a figyelem) jó a vizuális segédanyag (film stb.) de ne túl sokat!

* A gyűlés vége:

* össze kell foglalni, átismételni a legfontosabb pontokat és a leendő lépéseket,
* ha az emberek már kezdenek elszállingózni, addig térjünk rá az összefoglalóra, amíg még sokan vannak, a „csúcson” fejezzük be, és ne a leszálló szakaszban,
* álljunk az ülés után a korábban szólni nem merők rendelkezésére. (Legyen világos, hogy az ülés után hol lehet információt szerezni.)
* ha szükséges, állapodjunk meg a következő ülés tervezett időpontjában,
* állapodjunk meg abban, ki ad hírt a sajtónak.

== A gyűlés után ==
* Értékelés: jól ment a gyűlés? Miért nem ment jól? (Világos célok hiánya, rossz meghirdetés, rossz szervezés, túl sok kérdés megvitatása, rossz levezetés stb.)
* Legközelebbi hírlevelünkben adjunk hírt a gyűlésről.