A programokról való beszámolás (programnyilvántartás)
Az IKSZT rendelet 8. § (7) b-d pontjainak értelmében az egyes programokról 5 napon belül vagy a soron következő kifizetési kérelem benyújtásáig nyilvántartást kell készíteni, amely tartalmazza
- a program megnevezését, a szolgáltatás- és programtípusba való besorolását és a program időpontját (amelyek megegyeznek a tervezés során megadottakkal),
- a résztvevők számát (a tervezett létszám alatt található a „Programon résztvevők száma” mező),
- a program eredményének rövid leírását (amely a „Program rövid ismertetése” mező alatt található) és
- a programhoz közvetlenül kapcsolódó szerződések és számviteli bizonylatok azonosítóját.
A rendelet értelmében a nyilvántartásnak tartalmaznia kell továbbá az egyes programokhoz kapcsolódó „jellegzetes elemeket bemutató, dátummal ellátott” fényképeket és jelenléti íveket.
A Monitoring rendszer e nyilvántartás elkészítését oly’ módon könnyíti meg, hogy figyelmeztetést küld egy-egy programot követő 5. napon a nyilvántartási adatok rögzítésére és a figyelmeztetést követően kitölthetővé teszi a nyíllal jelölt mezőket (e mezők a tervezés alatt nem módosíthatók, ahogyan a megvalósulást követően módosíthatatlanná válnak a tervezés alatt használtak).
Az előző oldalon szóltunk már fényképek, illetve a jelenlét ívek feltöltéséről, amelynek módja az alábbi:
- a nézetváltás gombra való kattintást követően…
…a fájl kiválasztása gombra kattintunk és a szokásos módon (mappákra és magára a képre kattintva) kiválasztjuk a megfelelő fájlt.
A kiválasztást követően adjunk nevet a képnek…
…majd ugyanígy járjunk el a jelenléti ívek szkennelt (vagy pdf vagy valamilyen képformátumú változataival). Végül a „Ment” gombra kattintva zárjuk be az ablakot.
Az ablak bezárását követően, visszatérve a naptárhoz láthatjuk, hogy a „Programon résztvevők száma” adattal kibővültek az áttekintő információk.
