Hogyan szervezzünk és vezessünk nyilvános gyűléseket?

IKSZT Módszertani és minőségügyi kézikönyv

• Integrált közösségi és szolgáltató tér – a közösségi házak új modellje
• Miről szól, mire való a kézikönyv?
• Az IKSZT típusú közösségi ház
• Hogyan kezdjük? – Az IKSZT típusú közösségi ház tervezése
• Az IKSZT típusú közösségi ház működtetése
• Térszerkezet és infrastruktúra az IKSZT típusú közösségi házban
• „Ház körüli munka” – Útmutatás a közösségi munka és a közösségi ház fejlesztéséhez
• Mellékletek, szakmai segédletek
• A szerzőkről

Hogyan kezdjük? – Az IKSZT típusú közösségi ház tervezése

• Címpályázatban és a támogatási kérelemben kidolgozott szakmai program áttekintése
• Települési helyzetelemzés, igény- és szükségletfelmérés
• Térségi feladatmegosztás felmérése és tervezése
• Közszolgáltatások a településen
• A település társadalmi helyzete
• A helyi közösség és a közösségi tevékenység
  • Közösségi felmérés
  • Hogyan szervezzünk tagokat, hogyan vonjunk be embereket?
  • Hogyan szervezzünk és vezessünk nyilvános gyűléseket?

Forrás: Parola 1996/4.

Hiába fontos a cél, hiába választjuk meg jól a témát a gyűléshez, ha az eredményt lerontja vagy a rossz szervezés vagy a gyenge levezetés, ami sokszor előfordul helyi kezdeményezések esetében.

A szervezés és levezetés legfőbb szabályai a következők:

Előre gondolkodás

• Tisztán kell előre látnunk.
• Miért tartunk gyűlést;
• Kire irányul, kit akarunk megcélozni;
• Mit akarunk elérni
• Mi a cél?
• A legfontosabb problémák felderítése?
• Cselekvési terv kialakítása és jóváhagyása?
• Kampány beindítása, tudatosság fokozása?
• Helyi önkormányzat, más szervezetek képviselőinek bevonása?
• Éves közgyűlés? stb.

A hely megválasztása

• Terem mérete (ne legyen sem túl nagy, sem túl kicsi)
• Vendéglátó-ipari egységben levő terem veszélye (italfogyasztás, „kibemászkálás”)
• Fél órával hosszabb időre foglaljuk le a termet, hogy maradjon idő beszélgetni, és nem jó, ha „kidobnak”

Az időpont megválasztása

• Egybeesések elkerülése (népszerű TV-sorozat, helyi események, hagyományos ünnepek, önkormányzati ülés)
• Megfelelő kezdési időpont (nem korai, nem kései)
• Péntek este és hétvége elkerülése

Előkészítés és szervezés

• A gyűlés meghirdetése

• szórólap minden tagnak / minden lakásba,
• helyi újságokban, médiában.

• A meghirdetés időzítése (5–7 nappal az eseményt megelőzően).
• A levezető személyének megválasztása

• iránta megnyilvánuló bizalom
• jártasság ülések levezetésében
• érthető, hangos beszéd
• humorérzék

• A levezető feladatai

• az ülés megnyitása,
• a cél ismertetése,
• a hozzászólók bemutatása,
• a feltett kérdésekre a válaszadók felkérése,
• a beszédek hosszúságának ellenőrzése,
• a szó megadása a élénkebbeknek is,
• az ülés folyamatának mederben tartása,
• a konfliktusok kibontakozásának megállítása,
• az ülés összegezése és bezárása.

• Egyéb szónokokra vonatkozó szabályok:

• csak az üljön az elülső asztalnál, akinek valóban szerepe van
• nem feltétlenül kell a pódiumot használni, lehet informálisan is üldögélni
• tanácsadók, hivatalnokok, külső meghívottak oldalt üljenek
• mikrofont csak akkor használjunk, ha elengedhetetlen (a hangerő hatalma + a technika ördöge)

• Az előkészítő ülés szervezése: egyéb írásos anyagok készítése, az üléseken való elhelyezése.

Az ülés levezetése és ellenőrzése

• A termet időben nyittassuk ki, helyezzünk ki egyéb anyagokat, szórólapokat nézegetni.
• A gyűlés kezdeti szakasza:

• a figyelem erősségének kihasználása,
• a célok pontos elmagyarázása.

• A gyűlés középső szakasza:

• a káoszt el kell kerülni,
• minden kérdés jusson el az elnökséghez,
• minden szó hallható legyen mindenkinek,
• az elől ülő, előre beszélő emberek szavait ismételjük meg,
• a felmerülő egyéni ügyeket utóbb személyesen beszéljük meg,
• vegyük figyelembe a hallgatóság soraiból érkező javaslatokat,
• ne engedjük eluralkodni a szaktanácsadókat – ez a mi gyűlésünk. (Győződjünk meg arról, hogy azt fogják mondani, amit elvárunk tőlük.)
• láttassuk saját lelkesedésünket és meggyőződésünket,
• figyeljünk az érdeklődés csökkenésére utaló jelekre (másfél-két óráig tart a figyelem) jó a vizuális segédanyag (film stb.) de ne túl sokat!

• A gyűlés vége:

• össze kell foglalni, átismételni a legfontosabb pontokat és a leendő lépéseket,
• ha az emberek már kezdenek elszállingózni, addig térjünk rá az összefoglalóra, amíg még sokan vannak, a „csúcson” fejezzük be, és ne a leszálló szakaszban,
• álljunk az ülés után a korábban szólni nem merők rendelkezésére. (Legyen világos, hogy az ülés után hol lehet információt szerezni.)
• ha szükséges, állapodjunk meg a következő ülés tervezett időpontjában,
• állapodjunk meg abban, ki ad hírt a sajtónak.

A gyűlés után

• Értékelés: jól ment a gyűlés? Miért nem ment jól? (Világos célok hiánya, rossz meghirdetés, rossz szervezés, túl sok kérdés megvitatása, rossz levezetés stb.)
• Legközelebbi hírlevelünkben adjunk hírt a gyűlésről.