Helyszín biztosítása civil szervezetek számára

A IKSZT Kézikönyv wikiből


A feladatellátásra vonatkozó szakhatósági rendelkezés

Az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alapból nyújtandó, a vidéki gazdaság és lakosság számára nyújtott alapszolgáltatások körében az integrált közösségi és szolgáltató tér kialakítására és működtetésére igénybe vehető támogatások részletes feltételeiről szóló 112/2009. (VIII. 29.) FVM rendelet szerint az ügyfél - amennyiben címbirtokosi okiratában vállaltan szerepel - az üzemeletetési kötelezettség ideje alatt köteles civil szervezetek számára helyszín biztosítását célzó szolgáltatásokat nyújtani. [8. § (1) b)]

Az ügyfél köteles a szolgáltatás nyújtásához kapcsolódóan az IKSZT megvalósulási helyszín valamely helyiségét a működés megkezdését követően legkésőbb a harmadik hónaptól kezdődően az ügyféltől eltérő helyi civil szervezetek, illetve nem formális közösségek számára térítésmentesen rendelkezésre bocsátani, amelyet az ügyfél az adott szervezettel kötött megállapodással köteles igazolni. [8. § (2) e)]

A szolgáltatás tartalma

A helyszín biztosítása civil szervezet számára a szabadon választott tevékenységek közé tartozik, így csak azok számára kötelező feladat, akik ezt az IKSZT cím elnyeréséhez vállalták. Azonban a közösségi tér kiépítésével elvárt feladat minden beruházási pályázó számára, hiszen aktív civil élet, helyi közösségi tevékenység híján megkérdőjelezhető az épület, s a benne folyó munka létjogosultsága is.

A szolgáltatást, mint fogalmat definiálni nehéz, így más utat választok annak bemutatására.

Minden település lakója egy nagy közösség, egy civil szervezet. Minden nagy közösség tovább osztható kisebb közösségekre, civil szervezetekre. Nincs olyan település – bármilyen kis lélekszámmal is bír – aki ne rendelkezne sport, nyugdíjas, polgárőr, önkéntes tűzoltó és egyéb körök, egyesületek csíráival. Nincs olyan település, ahol ne volna baráti kör, alkalmi célok köré tömörülő kis közösségi kezdeményezés. Mindezek a szervezetek - legyenek jogilag bejegyzettek, vagy sem, - közösségi színtérre, egy közös helyre vágynak, ahol a tevékenységeiket, a meghatározott céljaik szerinti működésüket végezni tudják.

A helyszín biztosítása kettős értelemmel bír. Egyrészt maga a terem, az épület biztosításából, másrészt pedig a háttér biztosítását szervező munkatárs tevékenységéből.

Tehát, kell egy megfelelő közösségi tér, az abban meghatározott, vagy tervezett eszközökkel és kell egy ember, aki a szakmai hátteret koordinálja, segíti. Ez a személy lehet az IKSZT munkatársa, de lehet külső személy is. Mindenesetre olyan helyi ember, aki ismeri és átlátja a településen folyó civil kezdeményezéseket, jó kommunikációs készséggel és szervezői képességgel rendelkezik, elég alkalmazkodó és a település közössége által elfogadott ahhoz, hogy ne a saját elképzeléseit akarja megvalósítani, hanem háttér tevékenységével tudjon segítségére szolgálni az adott szervezetek igényeihez.

A szolgáltatás tartalma is kettős. Egyrészt a helyszín biztosításának szervezése, valamint a célszervezetek számára a 112/2009. (VIII. 29.) FVM rendeletben meghatározottak alapján előadásokat, tréningeket, képzéseket és tanácsadást biztosítani.


A szolgáltatás tervezése és előkészítése

A szolgáltatás beindítása komoly előkészületi munkát igényel, amit nem érdemes megspórolni. A személyes találkozások és igényfelmérések, melyek a településen lévő szervezetekkel közösen tervezhető nagyban megkönnyítik a munkát, ami előttünk áll. Tudnunk kell, hogy milyen helyi igényekkel kell számolnunk, mire alapozva tervezzük meg a szolgáltatás jellegét, tartalmát és fenntarthatóságát. A közösségi térről és technikai feltételrendszeréről a következő fejezet szól bővebben, most nézzük meg, milyen lépésekre van szükség a szolgáltatás tervezéséhez.

Előkészítés

  • Vegyük számba a településünk civil szervezeteit, közösségi kezdeményezéseit.
  • Tudjuk meg, ki a vezetőjük, kitől tudunk hatásosan informálódni a szervezet tevékenységével kapcsolatban.
  • Személyes interjú során mérjük fel a szervezetek, s azok vezetőinek igényeit. Ehhez néhány segítő gondolat, amit természetesen mindenki saját igényei szerint bővíthet:
  • Mi a szervezet konkrét tevékenysége, céljai?
  • Hány fővel tevékenykedik a szervezet? Van-e alkalmazottja, önkéntese? Mennyien és milyen intenzitással dolgoznak, tevékenykednek?
  • Milyen rendszerességgel vannak az összejövetelek?
  • A gyűlések, összejövetelek jellege, időtartama, eszközigénye? Éves eseménynaptár bekérése.
  • Ki a kapcsolattartó, aki mozgósítani tudja a szervezet tagjait? Annak elérhetőségei.
  • Milyen konkrét segítséget várnak? Képzések, előadások, tréningek, stb. a további tevékenységük, fenntarthatóságuk és fejlődésük érdekében?
  • Milyen egyéb igényeik vannak, amire esetleg nem kérdeztünk rá?
  • Az interjúk során kapott eredményeket összegezzük.
  • Hívjuk össze az interjúalanyainkat, ismertessük meg egymással őket és szervezeteiket.
  • Tárjuk eléjük az összegzett eredményeket. Kérdezzünk rá, hogy mindent jól értelmeztünk-e. Kérjük meg őket, hogy egészítsék ki a kapott adatokat, igényeket.
  • Kérjük meg őket, legyenek segítségünkre a közös tervezési folyamatban is, ezáltal is elősegítjük egymás alaposabb megismerését, kialakulhat a különböző tevékenységek kapcsolódási lehetősége.

A konkrét tervezést is megelőzi egy tervezési folyamat. Meg kell határoznunk, milyen módszer alapján tervezzünk. Célszerű előbb a célok szerinti működések, programok, folyamatok mentén tervezni, s a kapott eredményekre építve megtervezni és kialakítani a helyszínt, hozzárendelni a szükséges eszközöket.


Tervezés

  • Hozzuk össze a tervezésben szerepet vállalókat, kezdjünk neki a tervezésnek.
  • Azok szempontrendszerét és igényeit is vegyük figyelembe, akik nem vállaltak személyes jelenlétet a tervezésben.
  • Vegyük számba, hogy milyen feladatokkal számolunk, milyen rendszerességgel, milyen kezdeményezésekhez van szükség külső segítségre.
  • Csoportosítsuk a kapott eredményeket, emeljük ki a találkozási pontokat.
  • Tárjuk fel a szervezetekben rejlő erősségeket, és fejlődési lehetőségeket, amelyre építeni lehet. Beszéljünk a gyenge pontjaikról és a veszélyforrásokról. Készítsünk analízist a stratégiaalkotás megalapozásához. Támaszkodjunk az erős oldalakra. Próbáljuk meg minimalizálni a veszélyforrásokat, és a gyenge pontokat. Mindeközben próbáljuk meg kihasználni a lehetőségek adta területet. A képzések, előadások, tréningek fejlesztő és előre mozdító hatásúak, ezért a gyengeségeket erősítsük, a lehetőségeket fejlesszük.<ref name="ftn11">A stratégiaalkotásnál alkalmazott közkedvelt módszer a SWOT elemzés, melynek részletes leírása, alkalmazása megtalálható az interneten.</ref>
  • Fogalmazzuk meg, melyik irányban tervezünk előadást, hol van szükség tréningre és mikor, mire kell képzést szerveznünk.

A szükséges szolgáltatási tér és eszközök

b) az (1) bekezdés b) pontjában ismertetett szolgáltatás érdekében az alábbi eszközöket biztosítani:

ba) helyiségek méretének és funkciójának megfelelő számú asztal,

bb) székek, amelyek száma a helyiség alapterületére vetítve nem haladhatja meg a négyzetméterenkénti 2 db-ot,

bc) szekrény az eszközök tárolására,

bd) könyvespolc,

be) zárható iratszekrény,

bf) tábla,

bg) ruhafogas,

bh) nyomtató,

bi) vezetékes telefonkészülék,

bj) telefaxkészülék;


A szolgáltatás sarkalatos pontja a közösségi tér, s annak eszköztárának biztosítása. Egy olyan hely kialakítása, ahol lehet találkozni, ahol össze lehet jönni, ahol lehet érdemben tevékenykedni, alkotni, a szervezetek igényeire alapozva dolgozni, fejlődni. Természetesen az IKSZT maga is ilyen tér, de a szervezetek nyugodt és felhőtlen tevékenységét úgy tudjuk biztosítani, ha ez a tér egy különálló helyiség, ami alkalmas a közösségi munkára.

A pályázatunkban önként vállalt szolgáltatás kialakítására alkalmas helyiség több funkciós legyen. Szolgálja a szervezetek alaptevékenységeit, rendszeres találkozásaikon székhelye, de fenntarthatóságuk, fejlődésük szempontjából szervezett tréningek, tanácsadások, előadások, vagy képzések helyszíneként is átalakítható. Alkalmasint kisebb rendezvényeik, akcióik terepe is. A tér legyen mobil, könnyen alakítható, a különböző szervezetek (amennyiben releváns) igényeihez alkalmazkodó. A székek és asztalok szolgálják a szervezetek rendszeres tevékenységét, de könnyű átrendezéssel rendezvényeik, gyűléseik helyszínének berendezése is. Erre alkalmas lehet a könnyű szerkezetű és könnyen összecsukható variáció, amely külön-külön kocsira rakva kisebb helyet foglal. Esetleg nem használva paravánnal elrejtve a fal mellett beleolvad a tér egészébe.

Fontos része a szervezetek működésének a jogi és számviteli megfelelés – amennyiben bejegyzett szervezetről van szó. Minden szervezet vezet azonban valamilyen adminisztrációt, így az informális szervezetek is. Számolhatunk pályázatok írásával, azok elszámolásával, adminisztrációjával, dokumentációjával. Szerencsés, ha van egy irodai sarok, ahol ez a munka zavarmentesen zajlik. Ehhez biztosítsuk azt a minimális szolgáltatási eszközrendszert, ami minimálisan szükséges. Így internet elérhetőséggel rendelkező számítógép és nyomtató szolgálja a kényelmet és biztosítsa a minimális szolgáltatási kínálatot. A helyszín biztosításakor szervezetenként külön-külön biztonságosan zárható iratszekrény álljon a rendelkezésre, biztosítva ezzel a jogi megfelelést (pl. adatvédelem) és a szervezeti függetlenséget.

A minimális eszköztárat természetesen a helyi igényekre és a pályázatunkban meghatározottak alapján tervezhetjük és bővíthetjük. Így megjelenhet a telefon és a szórakoztatásra használt egyéb eszközök (pl. CD, DVD lejátszó, a televízió, stb.) is.

A szolgáltatásokat igénybe vevő közösségek változó helyszíneket választanak akcióik, rendezvényeik igényeire alapozva. Így használni fogják az IKSZT egyéb tereit, termeit is. Ebben a fejezetben a szervezetek cél szerinti működéséhez és működtetéséhez szükséges és alapvető információkat szedtük össze.

Adat- és ismeretforrások

A szolgáltatásunk sikeres beindításához rendelkeznünk kell megfelelő helyi ismerettel. A szolgáltatás beindításához szükséges adat és ismeretforrásokat A szolgáltatás tervezése és előkészítése fejezetben bővebben bemutattuk. Most a sikeres folyamat és zavartalan működés szemszögéből gyűjtsük össze a tudnivalókat.

Az induláskor begyűjtött adataink alapként szolgálnak. Tudnunk kell, hogy az évek múlásával a közösségek, a szervezetek alakulnak, formálódnak. Tehát rendszeres kapcsolattartás és adatgyűjtést kell végeznünk azért, hogy a tervezett szolgáltatásunk mindig aktuális maradjon és illeszkedjen az új kihívásokhoz. Ezért a segítő munkatárs legalább az éves köz- és egyéb gyűlésekre személyesen menjen el, tájékozódjon. Amennyiben szükséges, a személyes adatfrissítést, ismeretforrást gyakrabban – akár félévente – is begyűjtheti.

A civil szervezetre a rugalmasság jellemző, így ők nem ragaszkodnak mindenáron a korábbi elképzeléseikhez, gyorsan és intenzíven alkalmazkodnak a környezeti és társadalmi változásokra, kihívásokra. A segítőnek ezzel számolnia kell, ehhez mérten kell újra és újra terveznie saját szakmai segítő tevékenységét, alakítania helyszín és a technikai feltételek biztosítását.

Az induláskor működő, vagy összejáró közösségek száma bővülhet. Ezért nyitott szemmel és érdeklődését fenntartva, újabb közösségek felkutatásával is számoljon. Az újonnan bejövő szervezetek igényeit is figyelembe kell venni, azokat adaptálni kell, igazítani a meglévő rendszerhez.

Lépésről lépésre

A szolgáltatás működtetése

Az elvárt kimenetek, adatszolgáltatás

A szolgáltatás nyújtásához kapcsolódóan az IKSZT megvalósulási helyszínén a működés megkezdését követően legkésőbb a harmadik hónaptól kezdődően legalább időközönként a helyi civil szervezetek, illetve nem formális közösségek számára térítésmentesen rendelkezésre kell bocsátani, amelyet az adott szervezettel kötött megállapodással köteles igazolni.

A szolgáltatásnak adminisztrálnia kell önmagát. Erre megfelelő és nyomon követhető dokumentáció készítésével készülhetünk, melyek a következők lehetnek:

  • Kössünk együttműködési megállapodást minden szervezettel, akinek szolgáltatunk. A megállapodás tartalmazza a szolgáltatás igénybe vételének módját, idejét, rendszerességét és egyéb feltételi rendszerét.
  • Készítsünk terembeosztási tervet, mely tartalmazza a helyiségben zajló programokat, akciókat szervezetekre lebontva.
  • Készítsünk jelenléti ívet, melyet havonta rendszerezzünk és dokumentáljunk.
  • Meghatározó eseményekről készítsünk fotókat, esetleg videó, vagy rádió felvételt.
  • kérjük meg a szervezeteket, hogy a helyi nyilvánosság eszköztárán keresztül rendszeresen tájékoztassák a településen élőket tevékenységükről, rendezvényeikről.

A szolgáltatás elvárt eredménye a településen életre jövő civil kezdeményezések, illetve a helyiség igénybevételének növekvő száma.

Az eredményesség tervezése és biztosítása

Az eredményesség tervezése egy helyszín biztosításakor nehezen meghatározható folyamat. Egy intézményt, egy közösségi teret akkor nevezünk eredményesnek, ha azt a település lakói magukénak érzik, használják, különböző tevékenységeikhez igénybe veszik, találkozási pontként, valós közösségi színtérként számolnak vele. A szolgáltatás akkor válik tehát eredményessé, ha a kínálat és a kereslet közel azonos, az IKSZT tereit, termeit a kitűzött és tervezett céloknak megfelelően hasznosítják.

Több szervezet együttes működtetése esetén a zavartalan és konfliktusmentes közös munka, a szervezetek együttműködésének száma, a közös programok, rendezvények jelenthetik. Eredményesség mérhető a helyi orgánumokban megjelenő beszámolók alapján is. Ennek kihasználását szintén segítheti a helyi munkatárs.


A hatások mérése, szakmai, közösségi visszacsatolás

Tevékenységünket akkor végezzük jól és körültekintően, ha környezetünk, településünk lakói pozitív visszacsatolást adnak. Ennek két iránya van. Egyrészt szakmai tapasztalatunk és tudásunk megfelelő koordinációjával zavartalan munkavégzés folyik, másrészt pedig a közösség komfortérzete javul, ami az egyén életére is kihatással van.

A tevékenységünk eredményességét mérhetjük is. Egyrészt a civil közösségeken, másrészt pedig a lakóközösségen keresztül. A mérés módszere is lehet többféle. Talán a leginkább elterjedt és kezelhető módszer a kérdőív, amelyben nyitott, vagy zárt kérdésekkel igyekszünk választ kapni önmagunk munkájának értékelésére.

Ennél a módszernél jóval időigényesebb lehet a személyes interjú. Azonban ezzel a módszerrel az esetlegesen feltárt hibáinkra már megoldási javaslatokat is megfogalmazhatnak partnereink.

Ugyancsak jó módszer lehet a közösségi beszélgetés, amit időről időre előre tervezve tudunk a közösség tagjaival folytatni. Itt már a közös gondolkodás mellett a közös tervezés is előtérbe kerül, amelyben nem csupán a hibáinkat tárjuk fel, hanem a lehetőségeinkre építve születhet meg az újabb tervezési irány.

Kreativitásunknak és ötleteinknek gazdag tárháza van, engedjük szabadon, s alkalmazzuk mindig azt a módszert, amely az adott folyamatban leginkább célravezető.

Ötletek, jó gyakorlatok

Közösségi konzorcium életre hívása. Amennyiben több szervezet is igénybe veszi a színteret, közösen egymáshoz alkalmazkodva használják, ajánljuk a szervezetek együttműködésének lehetőségét. Az együttműködés több irányba tervezhető. Egyrészt szakmai tevékenységek, települési megmozdulások alkalmával, vagy a közösségi színtér használatának közös szabályozásával.

Szakmai kooperáció. Az IKSZT helyszíne 5000 főnél kisebb lélekszámú településen valósul meg. Egy-egy közösség akkor motiválható, vonható be intenzíven, ha megfelelő időben, helyen és módon szólítjuk meg. Így nem célszerű minden közösségnek azonos rendezvényt külön-külön tartani, közös megoldások, bemutatkozások is születhetnek. A példa az egyszerű falunaptól, a település hagyományait, történelmét bemutató közös produkciókig terjedhet. Az együttműködésnek nagyon sok szála és területe van, érdemes használni és kihasználni ezt a gazdag tárházat.

Konkrét példa. Komárom néhány éve életre hívta a város történelmét bemutató Híres Komárom című történelmi játékát. A közel másfél órás színdarabban a város civil szervezeteinek tagjai szerepelnek, statisztálnak. Egy narrátor elbeszélése alapján, zenei aláfestéssel élőképekben jelenítik meg a város meghatározó eseményeit. Így a lovasok, néptáncosok, színjátszók, kertbarátok, sportszervezetek tagjai mind-mind közös tevékenység szereplői, az előadásra pedig több százan kíváncsiak évről-évre.

Színtéri kooperáció. A közösségek együtt határozzák meg a közös helyiségre vonatkozó szabályokat, amit elfogadnak s alkalmaznak. Így a közös színtér berendezése olyan képet mutat, amit minden csoport a maga tevékenységére kedve szerint átalakíthat, használhat. A szabály pedig az, hogy mindenki úgy hagyja mag után a helyiséget, ahogy azt kapta. Tehát összepakol, kitakarít mag után, feltölti, kiegészíti az elhasznált eszközöket.

Az IKSZT fenntarthatóságának egyik tartópillére lehet a civil szervezetek forrásaiból való részesülés. Az együttműködés magasabb foka már a közös fenntartást és működtetést is jelentheti.

A lap eredeti címe: „http://ikszt.modszerkozpont.hu/wiki/index.php?title=Helyszín_biztosítása_civil_szervezetek_számára&oldid=648”